Nog maar weken in mijn nieuwe baan kreeg ik de opdracht om een nieuwe beursstand te bedenken en gereed te maken voor een internationale beurs in de RAI. Gelukkig hoefde ik het niet alleen te doen, en samen met een getalenteerd team van medewerkers werd onze aanwezigheid op de beurs een groot success.

Maar we moesten wel hard werken voor ons succes. Er zijn enorm veel bewegende delen bij zo’n project, en ik dacht een aantal van onze stappen te delen in een blogpost zodat wellicht dat jij als lezer hier je voordeel mee kan doen.

Allereerst moet je je goed verdiepen in alle voorwaarden die de beurshal stelt. Iedere organisatie en elke hal heeft zo weer zijn eigen regels. Lees je contract goed, praat met medewerkers op de beursvloer en zorg dat al je materialen aan alle voorwaarden voldoen. En kies de juiste toeleveranciers voor alle materialen die je in je beursstand wilt verwerken.

Als je een goed idee hebt van alle randvoorwaarden kun je gaan werken aan de invulling. Hoe eerder je hieraan begint hoe beter, want je hebt te maken met vele toeleveranciers en zeker als deze in het buitenland zijn (of als je een Nederlandse leverancier hebt die zijn spullen uit het buitenland haalt) dan moet je rekening houden met potentiële vertraging met betrekking tot vergunningen, douane, beschikbaarheid van de materialen, enzovoorts. Zeker in deze Corona-tijd zijn er tekorten aan bepaalde materialen, of ze zijn zo schaars dat ze nu een stuk duurder zijn dan voorheen. Zorg dat je de prijzen weet, en of deze prijzen stabiel zijn of nog aan verandering onderhevig. En hopelijk past alles nog in je budget!

Bedenk wat je nodig hebt, en waar je het vandaan haalt. Voor tapijt en stoffen doeken bijvoorbeeld is het vaak noodzakelijk om brandwerende versies te hebben, om duidelijke redenen. Ik heb mijn materialen bij Ruhe V.O.F., een stoffengroothandel in Nieuwegein, vandaan gehaald. Dit bedrijf was mij door een iemand van de beursorganisatie aanbevolen en ze hebben inderdaad prima spullen geleverd.

Andere zaken als hout en electriciteit moeten ook voorzichtig worden ingepland, alsook de bedrijven die alles voor je in elkaar gaan zetten. Het is belangrijk om een goede uitvoerende partner uit te kiezen, en de plannen zorgvuldig door te lopen. Houden ze met alles rekening, zoals waar de electriciteitsaansluitingen zijn, pilaren, afscheidingen, verwarmings- en airconditioninginstallaties? Is de volgorde van activiteiten zodanig dat er efficient met de materialen wordt omgegaan om verspilling tegen te gaan? Al met al een heel gepuzzel. Een goede planning is essentieel, want aanpassingen op het allerlaatste moment zijn niet alleen zeer stressvol, ze kunnen ook een aanslag zijn op je budget.

Natuurlijk is de logistiek van de beursstand maar een onderdeel van het hele project. Er moet een plan zijn om zo goed mogelijk met de nieuwe contacten te blijven communiceren, dus we bedachten een wedstrijd waarbij mensen hun contactgegevens moesten invullen in een app. Die app sluisde de gegevens door naar ons email- en SMSsystem, voor verdere opvolging. Dat werkte fantastisch.

Je kunt succes enigszins afdwingen door een goede voorbereiding te treffen. Zorg dat je een goed team om je heen verzamelt en ga als de beurs eenmaal is afgelopen nog eens door het draaiboek heen om te kijken of er voor de volgende keer nog verbetermomenten te bedenken zijn.